Un guide simple sur RFI

Publié par alexandre le 14 avril 2021

Pour investir dans un nouvel outil pour votre entreprise, vous devez effectuer des recherches.

Dans la plupart des cas, l'étude commence par une demande d'informations (RFI).

Vous ne savez pas ce qu'est la RFI? Couvert dans ce guide rapide.

Que signifie RFI?

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Une RFI, ou demande d'informations, est un outil pédagogique utilisé par les équipes d'approvisionnement pour comprendre les options disponibles pour résoudre un problème ou accomplir une tâche.

Par exemple, si votre entreprise a besoin d'une nouvelle solution de serveur, la société qui a expédié la RFI et fourni le serveur répond pour partager des informations supplémentaires sur ses produits et services afin de former son équipe d'approvisionnement.

La RFI est importante car elle réduit les angles morts et aide les équipes à prendre de meilleures décisions. Plus vous serez libre d'utiliser d'informations, mieux vous comprendrez le marché et les questions à poser au fur et à mesure de votre progression dans le processus d'achat.

RFI vs RFP

Les RFI et RFP sont des outils utilisés lors de l'acquisition de nouveaux outils, services ou fournisseurs. Cependant, une demande de proposition (RFP) diffère d'une demande de renseignements (RFI) de plusieurs façons, y compris le temps et le type d'informations requises.

La RFI est la première étape que prend une entreprise pour demander des informations à des fournisseurs potentiels, comme décrit ci-dessus. L'objectif principal est d'être informé et non de prendre la décision finale. Une fois la demande de renseignements soumise, l'entreprise l'examinera et sélectionnera la meilleure option avec plus de perspicacité. Ensuite, il envoie généralement une demande de propositions.

Une demande de proposition est une demande formelle adressée à un fournisseur ou à un vendeur de votre choix pour répondre à une opportunité de contrat spécifique. Ce document spécifie la gamme et le prix afin que les vendeurs potentiels puissent soumissionner ensemble pour le travail.

Ces offres sont ensuite comparées pour comprendre les forces et les faiblesses de chaque fournisseur et choisir celui qui vous convient le mieux. La demande de propositions est un document de décision, donc la question est plus spécifique et plus spécifique.

Après l'appel d'offres, l'entreprise peut recevoir une demande d'offre ou une demande de devis qui subdivise davantage le projet en structures de coûts et livrables spécifiques.

Meilleures pratiques pour la documentation RFI

Plus vous réfléchissez à la documentation de la RFI, meilleure sera la réponse que vous recevrez. Au lieu d'envoyer accidentellement un e-mail à un représentant commercial pour lui demander des informations, remplir un document RFI vous donnera exactement ce dont vous avez besoin. Dans ce document, vérifiez les éléments suivants:

  • Il clarifie les informations que vous demandez afin que vous puissiez examiner plus facilement toutes les réponses que vous recevez.
  • Soyez précis sur la manière et le moment où vous recevrez les réponses des fournisseurs.
  • Vous devez être ouvert au fournisseur afin qu'il puisse vous donner les informations qu'il juge pertinentes, mais vous n'avez pas à demander. C'est pourquoi RFI est si bon.
  • Gardez le temps de votre fournisseur concis et respectueux.

Les RFI sont généralement fournies sous forme de PDF ou affichées sur un site Web pour que les fournisseurs puissent les lire et y répondre facilement.

Demande de modèle d'informations

La création de votre première RFI peut être accablante. Que dois-je demander? Quelles informations le fournisseur doit-il connaître? Pour répondre à ces questions, utilisez ce modèle simple pour tirer le meilleur parti de votre processus de demande de renseignements.

1. Aperçu ou déclaration de nécessité

Décrivez vos buts et objectifs ainsi que des informations générales sur votre entreprise. Cette section doit être courte et donner un aperçu du projet à quiconque sans informations de base.

2. Contexte organisationnel

L'ajout d'informations supplémentaires sur votre organisation peut aider les fournisseurs à adapter leur réponse aux besoins des clients. Vous pouvez mentionner le service porteur du projet, le client, les valeurs de l'entreprise, etc.

3. Détails de ce dont vous avez besoin

Quel est le problème que vous essayez de résoudre? De quelle information as-tu besoin? Vous pouvez préciser ce que vous recherchez ici. Contient des informations supplémentaires que les fournisseurs doivent connaître pour développer une réponse RFI approfondie. Ceux-ci peuvent inclure:

  • Toutes les compétences et qualifications requises pour que les répondants réussissent
  • Chronologie ou plage générale
  • Qu'es-tu non À la recherche de

4. Informations sur le processus

Décrivez comment les parties prenantes devraient répondre à la DDR. Si vous avez un modèle de réponse, joignez-le, indiquez la date limite et notez si et quand vous répondrez au répondant après avoir recueilli la DDR. Lors de la création d'une liste de candidats pour l'appel d'offres, vous pouvez mentionner les critères d'évaluation à utiliser.

3 Exemple de RFI (Demande d'informations)

Besoin de plus d'inspiration? Lisez les exemples de RFI suivants pour avoir une idée de ce qu'il faut inclure. Ces trois RFI sont disponibles dans une variété d'industries et ont des exigences différentes, c'est donc un bon aperçu des options disponibles.

1.NASA

Lorsque la NASA démonte des parties de la navette spatiale, elle adore les exposer dans des musées ou d'autres établissements d'enseignement. Pour mesurer l'intérêt et comprendre les options potentielles pour les pièces mises au rebut à l'avenir Ouverture de RFI.. Voici un exemple de document:

«Cette RFI est utilisée pour rassembler les études de marché de la NASA et prendre des décisions sur le développement d'une stratégie de déploiement public de l'orbiteur de navette spatiale et du moteur principal de la navette spatiale (SSME) après la fin du SSP. La NASA recherche des informations auprès des établissements d'enseignement. Science Musée et autres organisations appropriées pour la capacité de la communauté d'acquérir et d'afficher les lignes orbitales des navettes spatiales après que les véhicules sont retirés du vol.

J'adore cet exemple de RFI car il donne un aperçu rapide de l'objectif de RFI et résume ce que la NASA veut apprendre du processus.

2. Gouvernement du Canada

Les sites Web du gouvernement doivent divulguer tous les processus d'approvisionnement, c'est donc un endroit idéal pour trouver des exemples de demandes d'information. L'exemple suivant est RFI pour logiciel de planification financière.

La section des exigences de cette DDR est un bon exemple de la façon de décrire ce que fait la réponse et ce dont vous n'avez pas besoin. Le gouvernement canadien est à la recherche d'un logiciel de planification financière, mais il conservera les fournisseurs de CRM et de data lake.

3. Université d'Ottawa

Excluant l'Université d'Ottawa dans les RFI suivantes Nous recherchons une solution d'intégration ERP. Ce qui est unique à propos de cette RFI, c'est la façon dont elle obtient une réponse. Au lieu de collecter des réponses écrites ou des documents, l'Université des Nations organise une discussion stratégique avec le fournisseur. Il s'agit d'un moyen unique de recueillir des informations, mais il est utile lorsque vous ne connaissez pas encore suffisamment les domaines dans lesquels vous pouvez organiser la portée de votre travail.

«L'Université d'Ottawa (Université) publie cette demande d'information (RFI) pour planifier des discussions stratégiques (par conférence téléphonique) avec des fournisseurs intéressés ayant de l'expérience en intégration ERP.

Le but de ces discussions est d'aider les universités à développer un champ de travail plus précis et une approche globale de la demande de propositions (RFP) pour les solutions d'intégration ERP en obtenant les commentaires des fournisseurs. "

Demande de succès

Chaque RFI est unique à l'organisation et aux informations dont elle a besoin. Utilisez le modèle ci-dessus comme guide pour créer une demande d'information qui vous fera gagner du temps dans l'évaluation des solutions potentielles.

Une fois la bonne information envoyée, il vous suffit de la lire! Nous vous aiderons à trouver la meilleure solution pour les besoins de votre équipe.

modèle rfp

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