Les webinaires et les webcasts sont des outils très efficaces pour stimuler des équipes de vente, des prospects ou des clients. L’organisation d’un webinaire ou d’un webcast nécessite d’en étudier précisément le contenu pour que l’expérience des participants soient positives pour eux, et pour votre société.
Si les informations ne correspondent pas aux besoins de vos prospects, vous ne stimulerez pas vos ventes. Si votre webinaire est ennuyeux ou trop long, vous perdrez votre audience avant d’avoir transmis toutes les informations que vous aviez prévu. Un mauvais timing peut entraîner une participation insuffisante, et réduire de fait l’impact de ce genre de réunions.
Les écueils peuvent donc être nombreux lors de la création de webinaires et webcasts. Ci-dessous, nous examinons les meilleures pratiques pour mettre toutes les chances de son côté lors de la création de webémissions.
Avant de commencer, précisons les différences entre webinaires et webcasts.
Webinaires ou webcast ?
Un webinaire est l’équivalent d’une conférence en ligne. Un animateur ou groupe d’animateurs évoque un sujet et s’adresse à un public entièrement en ligne, en général de manière individuelle. Leurs contenus est vaste, cela peut aller de présentation d’un produit de lancement, à la formation en ligne, en passant par l’animation d’un réseau de professionnels. Le public peut donc être interne à la société, ou bien faire appel à des externes, tels que clients, fournisseurs etc.
L’avantage évident d’un webinaire est qu’il est relativement peu onéreux, puisqu’il n’y a pas de location de salle ou de logistique à organiser (repas, hébergement …). Il nécessite bien sûr d’avoir un système de télétransmission bien rodé.
Son inconvénient majeur est qu’il est difficile de mesurer l’engouement des participants car il est assez peu interactif. D’où l’intérêt d’échanger régulièrement avec les participants en les questionnant ou en demandant leurs avis sur tel ou tel point.
Le webcast à l’inverse a un public en salle. Il s’apparente ainsi à une réunion physique classique, avec en plus un public connecté qui suit la réunion via internet. Il est évidemment beaucoup plus animé qu’un webinaire mais nécessite une organisation logistique complète avec la réservation de la salle et des moyens de communications. Il n’y a en général pas d’interactions avec le public à distance, mais seulement avec le public physique.
L’avantage d’un webcast est plus vivant qu’un webinaire, le public est en général plus attentif et peut se consacrer uniquement à l’écoute du conférencier. L’inconvénient majeur est son coût, dû à l’organisation, et sans doute une participation moindre du public à distance, car le public privilégié par les conférenciers reste le public physique.
Les webinaires et webcasts sont souvent regroupés ou l’unique terminologie de webémissions.
La réussite d’un réunion web- passe par les invitations
À certains égards, inviter des personnes à une webémission est la partie la plus difficile, et l’une des plus importantes. En effet, c’est lors de l’invitation que vous allez suscité (ou pas !) l’intérêt des personnes pour participer, et leur intérêt à être pro-actif durant la réunion.
L’invitation officielle est souvent envoyée par e-mail, complétée éventuellement par des messages sur un réseau social et une présentation sur le réseau intranet ou internet de l’entreprise. A moins d’organiser un événement à l’interne de la société, ou les participants seront d’office présents, l’objectif du mail d’invitation sera de susciter l’envie des destinataires d’y participer. Pour y arriver, citons quelques principes qui ont été testés avec succès :
1. L’intitulé doit être explicite et motivant.
Le titre de votre message doit être suffisamment explicite pour susciter la curiosité des lecteurs. Par exemple en indiquant l’objectif de cette réunion (améliorer ses ventes par la méthode x), ou en y mettant un peu d’humour (Voulez vous égaler les ventes d’Hermès à l’international ? découvrez nos 3 conseils simples et pratiques).
A l’inverse, évitez les intitulés coercitifs sans aucune plus value du type : « vous êtes invités à une webémission le … » La contrainte est la dernière des motivations pour les participants !
2. Décrivez brièvement l’événement.
Après l’accroche, passons au plat principal. En quelques phrases, décrivez l’événement pour décrire les objectifs et les pistes pour y arriver. Le destinataire de l’invitation doit percevoir l’intérêt, ou à minima la curiosité, qu’il aura à participer à la webémission.
Par exemple : « Notre webémission présentera les avantages de la bonne utilisation des réseaux sociaux pour améliorer vos ventes » . Les participants connaitront ainsi le contenu en termes clairs pour eux.
Les 3 erreurs à ne pas commettre lors de la description de l’événement dans l’invitation sont :
- Ne pas être trop vague dans l’explicitation du contenu
- Ne pas évoquer l’objectif
- Ne pas donner les compétences que les participants vont acquérir lors de l’événement.
3. Bien choisir la date, l’heure et la durée de l’événement.
Choisir le jour et l’heure où les participants sont le plus susceptibles d’être disponibles, par exemple en milieu de semaine. Évitez selon les cas, le début de journée qui est souvent consacrée aux lancements d’activités imposées. Ces conseils sont à moduler selon les entreprises et le type de participants à toucher, et peuvent bien sûr variés selon les cas.
La durée optimale pour une webémission est en général de 1 heure. En deçà, les participants ne rentreront pas vraiment dans le sujet. Une durée plus longue est envisageable dans le cas où le contenu est dense, en s’assurant alors que tous les participants rencontreront une motivation suffisante pour tenir jusqu’au bout.
4. Laisser un temps pour l’échange avec les participants.
Pendant la réunion, ou à minima à la fin, réservez quelques minutes pour l’interaction avec les participants. La première question à poser étant souvent la plus difficile à obtenir, vous pouvez vous faire aider par un participant dans la salle que vous connaissez et qui sera d’accord pour se lancer.
5. N’oubliez pas le e-mail de rappel !
Pensez à envoyer un e*mail de rappel la veille de l’événement, voire 2 à 3 jours avant. Les agendas sont souvent chargés et un rappel sera le bienvenu pour nombre de participants.
6. Soyez maitre du temps.
Arrivez bien avant le début du séminaire, et commencez pas plus de 5 minutes après l’heure prévue, si la majorité des personnes sont là. Le débit oral doit être plutôt lent, et ponctué de nombreuses poses. Cela évite l’effet avalanche de phrases qui risqueraient de lasser les participants.
La fin de la présentation doit être indiquée clairement. Elle laisse ouverte les réactions éventuelles et la séquence questions-réponses.
7. Envoyez les documents projetés aux participants.
Envoyer les documents aux participants est toujours apprécié et pourra être l’occasion de prolonger l’échange si des questions ou des propositions se font jour par la suite.
Conclusion
La tenue de webinaires et de webcasts s’avère avoir de gros avantages pour les organisateurs. Nous espérons que ces conseils vous aideront à vous engager dans l’organisation de webémissions, et de les réussir !