Que vous soyez à l’aise pour parler en public ou pas, il ne vous viendrez sans doute pas à l’idée de monter sur scène sans préparer un discours. Pour aborder une rpésentataion sans stress, il convient de préparer son exposé, que ce soit mot pour mot, ce qui est assez rare et plutôt perturbant, ou en posant sur le papier les grandes lignes de votre discours. C’est le principe du script qui va jalonner et donner ainsi des repères pour ne pas se perdre dans son discours.
La présentation d’un sujet lors d’un webinaire nécessite la même rigueur. Le fait d’être derrière un écran ne vous exonère pas d’une bonne préparation, bien au contraire : rien de plus insipide qu’une présentation à l’écran avec un présentateur qui ne maitrise pas le déroulé de son exposé.Pour cette raison, nous détaillons ici les points importants à caler de lancer son webinaire.
Présentation d’un script de webinaire
Avant de passer au script, il est bon de rappeler en quoi constitue un webinaire. Celui-ci est, comme son nom veut indiquer, un séminaire en ligne, sur le web donc. Un présentateur va ainsi lancer des convocations à des clients, des collègues de travail, des subordonnées … pour présenter un sujet ou un produit. Chaque participant sera ainsi derrière son écran, situation que l’on connait bien avec le développement du télétravail suite à la récente pandémie. Il peut arriver que plusieurs participants se regroupent dans une salle pour assister à la téléconférence, ou encore, que le présentateur fasse une présentation en live, avec des personnes présentes, le tout étant relayée en ligne pour ceux qui n’ont pas pu, ou pas souhaité, se déplacer.
Un script de webinaire est donc une conversation écrite, ou plus souvent, un plan de présentation sur les grandes lignes à partager pendant un webinaire. De manière générale, le script de votre webinaire comprendra une introduction (important pour captiver le public d’entrée), un développement des brandes idées du séminaire, un appel à l’action pour concrétiser les effets attendus. Une partie consacrée à l’échanges avec les participants est souvent souhaitable et dynamise la présentation.
Le tout doit s’insérer dans un timing précis, et précisé aux participants pour qu’ils puissent eux même gérer leur emploi du temps en conséquence. Respecter scrupuleusement l’heure de début et l’heure de fin, par respect pour l’ensemble des participants.
Les avantages d’avoir un script de webinaire
Même un orateur talentueux court toujours le risque de perdre le fil de son discours. Tout un chacun peut être déstabilisé par des questionnements inattendus de la part des participants, une ambiance négative, ou tout simplement un trou de mémoire. Pour cette raison, disposer d’un script du webinaire permet de conserver, même dans les situations délicates, le fil de son exposé. Cela permet de ne jamais perdre le sens de son discours et d’arriver à son objectif de présentation.
Ces objectifs peuvent être déclinés comme suit :
- Quelles informations principales dois-je transmettre à mon public ?
- Qui doit y assister ?
- Que puis-je (ou que dois-je) attendre de mon public ?
La réponse à ces 3 questions vous permettra de personnaliser le script du webinaire et d’élaborer le plan de votre intervention.
Comment rédiger un script de webinaire
Une fois les réponses aux questions précédentes obtenues, vous pouvez commencer à élaborer un plan synthétique sur le déroulement du webinaire, par exemple en s’appuyant du plan ci-après :
1. Présentation du webinaire
L’introduction est capitale car elle va donner la tonalité de la présentation. Elle comprendra par exemple une présentation succincte de votre entreprise ou service et l’ordre du jour de votre webinaire.
Il est toujours utile de rappeler les règles du jeu, à savoir si vous laissez la possibilité aux participants d’intervenir ou pas, et dans l’affirmative, quand ? est-ce au fil de la présentation ou dans le cadre d’un temps spécifique dédié aux questions-réponses. Un rappel sur l’heure de fin de la réunion rassurera les participants sur le fait que vous maitriser la durée du webinaire.
Dans cette introduction, il est avantageux de détailler l’ordre du jour que vous aurez préalablement envoyé aux participants. expliciter l’ordre des chapitres de la présentation : pourquoi et en quoi cela intéresse-t-il les participants ?
2. Les objectifs du webinaire
Il est important, pour chaque section du webinaire, de détailler ici les objectifs intermédiaires. Pourquoi parler de tel sujet à tel moment ? Noter l’information clef à faire passer pour chaque section de la présentation. Cela permettra de se recentrer si des échanges éloigneraient trop du sujet, ou si vous perdiez le fil de la discussion ! Préciser aussi les bénéfices que peuvent en tirer les participants, ainsi que des appels à l’action attendus.
Les participants sont en règle générale, friands d’apprendre lors d’une présentation quelle qu’elle soit. Noter donc les points qui seraient à priori inconnus du public, et pour lesquels leur information va captiver et intéresser ce public. Un webinaire doit sans cesse s’appuyer sur la motivation du public car celui-ci a plus de risque de décrocher étant face à un écran que lors d’une présentation en réel.
Une bonne méthode pour rythmer le déroulé d’un webinaire est d’inviter un autre présentateur qui maitrise bien un sujet et reconnu comme expert dans son domaine. Rappelons le : si le contenu d’un webinaire est important, le challenge est de maintenir l’attention du public tout au long de la présentation. Pour cela, éviter les webinaires trop longs. Un webinaire d’1h30 est déjà considéré comme long. Aller au-delà, sauf cas très particulier (comme une présentation technique par exemple) est périlleuse.
La présentation de photos ou de vidéos permet de rythmer le webinaire en cassant la monotonie que pourrait constituer un défilé de pages Powerpoint. Des exemples parleront aux participants plus qu’une logue démonstration.
3. Conclusion du webinaire
Précisez que vous arrivez à la conclusion du webinaire. Cela éveillera l’intérêt des participants d’une part, et légitimera une récapitulation des points importants, en tout cas, ceux que vous souhaitez que votre public se souvienne. C’est en général ici qu’un temps est consacré à l’échange avec une partie questions-réponses. La première question étant souvent la plus difficile à obtenir, vous pouvez vous faire aider par un participant que vous connaissez en l’incitant au préalable à se lancer.
Remercier le public pour sa participation et (re)préciser les documents qui leurs seront transmis.
6. Et après le webinaire ?
La conclusion d’un webinaire doit laisser apparaitre la suite donnée : quelle sera la prochaine étape ? la votre, en tant qu’expert dans le domaine considéré, et celles des participants, dans le cadre d’un appel à l’action ?
La présentation d’un calendrier permet aux participants de situer dans le temps les étapes à venir et insèrera le webinaire comme la partie d’un projet plus vaste ne se résumant pas à un one-shot.
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Conclusion
Le niveau de préparation de votre webinaire aura un impact direct sur la qualité de la présentation et aura comme conséquence des effets positifs sur la satisfaction de votre auditoire.
Et surtout, n’hésitez pas à vous entrainer plusieurs fois pour tester votre script, et être à l’aise avec lui !