Avez-vous vraiment besoin de tenir cette réunion? [Quiz + Tips]

Publié par alexandre le 13 février 2021

"Cela pourrait être un e-mail."

Ces six mots peuvent faire exploser votre bureau. Cela signifie une perte de temps, des employés frustrés et un leadership légèrement miné.

Les réunions injustifiées sont inefficaces et intenses. Passer du temps sur le calendrier d'un collègue à bousiller l'objectif, jouer sans direction ou l'utiliser pour parler tout le temps dans Participants qui ne collaborent pas sensationnel Ils - nuisent à toutes les personnes impliquées.

Nous passons ici en revue certains des critères à rechercher pour décider si une réunion vaut le temps de tout le monde, identifions certains signes évidents que le problème ne convient pas aux réunions, et examinons les alternatives de réunion qui sont plus importantes et plus efficaces.

Quand avoir une réunion

Le problème à résoudre est urgent et sensible au temps.

Assurez-vous d'entendre les informations que vous devez transmettre, et si vous avez une limite de temps, ne réfléchissez pas à deux fois et réservez une réunion. Je ne veux pas risquer d'envoyer des e-mails en masse pour des problèmes urgents, mais je laisse simplement certains de mes employés les ignorer ou les ignorer complètement.

Il y a des choses que vous devez savoir et que vous ne pouvez pas attendre, et vos réponses à ces instances doivent refléter ce type d'urgence. Ne soyez pas trop passif. Ne faites pas confiance aux membres de votre équipe pour obtenir des informations à votre rythme. Réservez une réunion et gagnez ces points.

Vous avez besoin d'espace pour une discussion approfondie et différentes perspectives.

Certaines questions doivent être réfléchies à voix haute avec un certain degré de coopération. Ce genre de séance de brainstorming et de discussion générale garantit une vraie rencontre. Les réflexions et la flexibilité du moment où une équipe peut retourner ses idées ensemble sont difficiles à reproduire à travers des médias tels que les messages instantanés ou les e-mails.

Les réunions collaboratives favorisent la créativité et la pensée critique. Si vous pensez que vos coéquipiers ont besoin de mettre en œuvre les réflexions de chacun à la volée et d'apprendre à connaître les idées de chacun par vous-même, planifier une réunion peut être la meilleure solution.

La prise de décision fonctionne.

Si le contenu d'une réunion potentielle est important - "Lié aux décisions qui ont un impact significatif sur l'avenir de l'entreprise" - Vous devez mettre tout le monde ensemble.

Vous ne pouvez pas prendre cette situation à la légère. Dans ce cas, les parties prenantes doivent savoir ce qui se passe et avoir un forum où elles peuvent communiquer leurs préoccupations et fournir des commentaires. Les chaînes de courrier électronique, les babillards électroniques ou les présentations vidéo préenregistrées ne fournissent pas cela.

Lorsque vous n'avez pas besoin d'une réunion

Il n'y a pas de programme clair.

L'une des plus grosses erreurs de réunion que vous puissiez faire est de ne pas avoir de plan. Ne rejoignez pas la réunion. Le simple fait d'entrer et d'essayer de le comprendre est décevant et désagréable pour les membres de l'équipe. C'est une perte de temps improductive.

Le fait de ne pas préparer l'ordre du jour affaiblit également notre capacité à déterminer si la question à l'étude nécessite réellement une réunion. Prendre le temps d'organiser vos pensées, vos préoccupations et vos documents vous donnera l'occasion de voir la situation plus objectivement.

Avec ce type de clarté et de perspective, vous pouvez décider plus soigneusement si les informations que vous devez transmettre sont mieux adaptées aux e-mails en masse, aux chaînes de messages instantanés ou à d'autres formats moins gourmands en temps et en énergie.

Toutes les informations ne sont pas réunies.

Ceci est lié à ce qui précède. Il est préférable de reporter la nomination d'une réunion si celle-ci n'est pas bien préparée ou si les informations recueillies jusqu'à présent donnent une image incomplète de la situation actuelle.

Les réunions les plus efficaces fournissent des conseils approfondis, réfléchis et exploitables. Si vous n'aviez qu'une partie de la vue d'ensemble, vous ne seriez pas en mesure de mettre définitivement votre équipe dans la bonne direction. Cela ne prend pas de temps pour changer tout le monde.

Si tu as légèrement Il vous donne les informations que votre équipe devrait connaître. Il peut être préférable de les contacter par un moyen moins personnel et prenant moins de temps et de leur faire savoir qu'ils fourniront plus d'informations tôt ou tard.

Trop de personnes participeront à la réunion.

Si vous pensez que votre liste de participants potentiels à la réunion est excessive, vous pouvez explorer d'autres options pour obtenir les informations en question. Les grandes réunions sont souvent contre-productives et impliquent de nombreuses personnes qui ne sont généralement pas impliquées. Le fait est Devrait être là.

Si la réunion doit être remplie de chevrons, vous ne verrez probablement pas beaucoup de discussion réfléchie et structurée. outre Autant Les gens ont besoin de savoir ce que vous avez à dire. C'est probablement une présentation unilatérale plutôt qu'une question propice à une collaboration ciblée. Dans la plupart des cas, ce type de contenu est généralement mieux adapté au courrier électronique.

1. Courriel

Le courrier électronique peut être l'alternative la plus frappante aux réunions. C'est une excellente ressource pour les annonces, les informations qui ne nécessitent pas de réponse immédiate et pour les communications internes moins urgentes et plus générales. Communiquez facilement votre message tout en fournissant des questions individuelles et des opportunités de collaboration réfléchie.

2. Présentation vidéo

Les présentations vidéo préenregistrées peuvent être un excellent moyen de communiquer des informations de manière approfondie et prudente sans réunir votre équipe. Même ressource métier à tisser Vous pouvez effectuer des démos, enregistrer des messages et fournir des mises à jour que les membres de l'équipe peuvent voir directement. Cela réduit les frictions et vous fait gagner du temps pendant toute la réunion.

3. Messagerie instantanée

La messagerie instantanée est l'un des meilleurs moyens de reproduire certains des aspects les plus immédiats et stimulants des réunions collaboratives. Ces programmes vous permettent de recevoir des réponses rapides en temps réel de la part des membres de votre équipe. Ce format est le mieux adapté pour les questions rapides et les conversations qui ne sont pas assez importantes pour assurer une réunion à part entière.

4. Page Wiki et FAQ

Les pages Wiki et FAQ fournissent des ressources traitant des questions et préoccupations courantes auxquelles les membres de l'équipe peuvent être confrontés. Ces médias sont également efficaces à long terme. La saisie d'informations sur une page Web peut donner à votre équipe un point de référence constant pour les problèmes et éviter des réunions inutiles.

Quiz: Avez-vous vraiment besoin de cette réunion?

Les réunions doivent être planifiées avec soin et intentionnellement. Vos collègues ne peuvent pas revenir en arrière, vous devez donc savoir que vous pouvez rester productif chaque fois que vous les entourez.

Si vous envisagez de planifier du temps avec votre équipe, considérez le point de cette liste. Vous ne voulez pas gérer les gémissements et les élèves qui accompagnent la réunion. "Cela aurait pu être un e-mail."

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