Avez-vous des réunions longues et contre-productives? Essayez plutôt de vous lever

Publié par alexandre le 17 février 2021

Nous avons tous assisté à une réunion trop longue, environ 30 minutes.

Nous rions "Cela aurait pu être un e-mail" GIF, soupire et continue notre temps.

Mais en fait, les réunions inutiles nous coûtent plus que notre temps. Griffonnage Rapport de situation de la conférence 2019 On estime qu'une réunion mal organisée coûtera 390 milliards de dollars aux entreprises américaines.

Une ou deux réunions inutiles par semaine peuvent sembler insignifiantes, mais l'impact est significatif si l'on considère la valeur d'une année de réunions.

Alors que de plus en plus d'entreprises se tournent vers le télétravail, le nombre de réunions augmente. Alors, comment votre équipe peut-elle maintenir la productivité des réunions? Le stand-up est une façon de résoudre ce problème.

Pour comprendre pourquoi le stand-up existe, vous devez d'abord comprendre la méthodologie agile.

Pendant longtemps, de nombreuses entreprises ont utilisé des modèles de cascade dans leurs projets. Cela dit, l'équipe a supposé que le projet serait traité une étape à la fois et que les exigences resteraient les mêmes tout au long du développement. Le problème avec l'approche en cascade est:

  • Les équipes ne sont pas toujours alignées.
  • Des exigences peu claires retardent souvent les progrès.
  • Les tests ne commencent qu'une fois le développement terminé.

Agile est construit autour du développement itératif, rendant l'équipe plus impliquée dans l'avancement du projet. Les équipes travaillent sur des sprints et se lèvent pour résoudre les problèmes rapidement et efficacement.

Le stand-up est généralement quotidien. Cependant, certaines équipes l'utilisent moins souvent. Pour maintenir les avantages du processus, les réunions debout ne devraient pas avoir lieu plus d'une fois par semaine. La raison principale est qu'il devient plus difficile de suivre les progrès de chacun et de s'attaquer aux obstacles qui apparaissent.

Nous savons également que les priorités commerciales peuvent changer rapidement. Les stand-ups trop éloignés peuvent créer des lacunes d'information entre les équipes et ralentir les délais de livraison.

Format de conférence debout

Lors de la réunion debout, chaque membre de l'équipe doit répondre aux questions suivantes:

  • Qu'as-tu fait depuis la dernière réunion?
  • tu fais quoi maintenant?
  • Y a-t-il des obstacles qui entravent votre progression?

Des mises à jour régulières aident les membres de l'équipe et les dirigeants à suivre les progrès de chacun et à évaluer ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs du sprint.

Prenons l'exemple du rôle d'auteur de l'équipe du blog.

Voici ce que j'essaie de dire pendant le standup: "Hier, j'ai fini d'écrire l'article X et de rédiger l'article Y. Aujourd'hui, je télécharge l'article Y dans un système de gestion de contenu (CMS) et rédige deux plans pour un nouvel article. Mon obstacle actuel est en train de se perdre. CMS Vous devez vous connecter avec votre personnel informatique pour y accéder et y accéder de nouveau. »

A partir de là, le manager peut me mettre en relation avec un ingénieur spécifique côté informatique et proposer un suivi après le stand-up. Suivre ce format donnera à chacun dans la réunion un aperçu clair de ce sur quoi il travaille et de son impact sur le sprint.

Meilleures pratiques pour les réunions debout

1. Gardez les réunions courtes.

Si la réunion debout dure une heure, vous vous trompez. Ce type de réunion a pour but de synchroniser tous les membres de l'équipe. Ce n'est pas une réunion de planification, de résolution de problèmes ou de brainstorming.

Idéalement, le stand-up dure entre 5 et 15 minutes. Cela peut sembler court, mais cela fonctionne bien lorsque tout le monde continue de travailler. C'est pourquoi vous devez préparer à l'avance ce que tout le monde dira et vous en tenir au script.

Pour que vos réunions restent productives, demandez à votre Scrum Master ou à votre chef d'équipe de garder une trace de votre temps et d'y travailler quand vous en avez besoin.

2. Suivi après la réunion.

Comme mentionné précédemment, le stand-up meeting a un objectif très clair d'identifier l'objectif principal de chacun et de déterminer les obstacles qui peuvent affecter le sprint.

Une fois qu'un problème est identifié, que vous soyez en train de réfléchir ou de résoudre une solution, vous pouvez planifier une réunion de suivi avec un petit membre de l'équipe pour résoudre le problème.

Par exemple, lors d'un stand-up, le concepteur UX de l'équipe dit qu'il y a un obstacle aux exigences de conception de leurs applications et a besoin de plus de conseils de la part du propriétaire du produit. C'est bien de mentionner le problème, mais le stand-up n'est pas le moment de passer par les détails. Ignorez le dépannage et économisez pour les réunions suivantes avec les propriétaires de ces produits.

3. Soyez cohérent.

Imaginez assister à une réunion tous les jours sans savoir à quoi vous attendre. C'est angoissant au mieux et au pire déroutant. Pour une réunion debout, les trois doivent rester les mêmes.

  • imitation - Il n'y a que trois domaines principaux que le stand-up doit aborder: les résultats d'hier, les priorités d'aujourd'hui et les obstacles actuels.
  • Fréquence des réunions - Si les réunions sont irrégulières, comment les membres de l'équipe restent-ils sur la même longueur d'onde? Sauter des jours de réunion peut entraîner des problèmes et causer plus de problèmes dans le sprint.
  • Durée du temps -15 minutes est un chiffre magique pour le stand-up. Les allonger beaucoup les transforme en quelque chose d'autre qui est peu susceptible d'être productif.

Stand up idées de réunion

1. Réveillez-vous réellement.

Avez-vous déjà soupiré lorsque vous vous êtes assis pour la première fois à une réunion? Non pas parce que vous en avez peur, mais parce que vous savez que ce sera long et confortable.

C'est ce que vous voulez éviter lors des réunions debout. La raison pour laquelle on l'appelle stand-up est parce que c'est rapide. En fait, vous pouvez vous lever trop vite pour vous lever. Si votre équipe a du mal à faire avancer les choses, adoptez une approche sensée.

Que tout se passe pendant que chaque personne présente. Cela aidera tout le monde à comprendre le point et vous empêchera de sortir du sujet.

2. Utilisez des accessoires.

Au lieu de suivre la séquence des mouvements de la table, demandez à quelqu'un de commencer avec des accessoires comme des balles ou des jouets grinçants. Après la présentation, je le jetterai à quelqu'un d'autre. Je vais continuer à faire le tour de la pièce jusqu'à ce que tout le monde soit parti.

Les accessoires peuvent être très utiles pendant les réunions car ils aident les participants à rester engagés. L'anticipation de recevoir des accessoires la prochaine fois peut bloquer tout le monde. Il est facile de dériver si vous savez que votre tour n'est pas dans les 10 prochaines minutes. Cette stratégie encourage la concentration tout en rendant les choses amusantes.

3. Incorporez un brise-glace.

La plupart des stand-ups se produisent tous les jours. Cependant, si votre équipe le fait moins souvent, utiliser des brise-glaces pour desserrer tout le monde peut aider.

Cela peut être une blague, une énigme, une question ou un GIF. L'équipe de blogs de HubSpot a un membre de l'équipe tournante qui pose des questions pour démarrer une réunion. Les questions du passé ont varié de "Quelles sont vos vacances de rêve?" "Quel est le nom du mémoire de six mots?"

Commencez toutes les réunions par une note légère avant d'atteindre les détails importants de la tâche.

4. Utilisez un système de messagerie pour le stand-up asynchrone.

Si vous avez des membres d'équipe avec des fuseaux horaires différents, vous ne pourrez peut-être pas trouver une heure appropriée pour tout le monde. Logiciel de messagerie librement ou Équipe Microsoft C'est pratique.

Pour configurer, créer un bot ou utiliser un outil de bot externe (par exemple GeekBot) Tu peux:

  • Nous envoyons des invites à l'équipe tous les jours en fonction des heures de travail.
  • Recueillez les réponses et envoyez-les au canal de l'équipe.

Stand-up basé sur du texte à l'aide d'un bot

Source de l'image

L'avantage de cette approche est que tout le monde peut garder la même page tout en travaillant dans le calendrier. L'automatisation permet également de gagner du temps et de simplifier le processus.

Le stand-up textuel aide tout le monde à continuer à travailler. Les réunions en personne ou virtuelles en face à face peuvent facilement sortir du sujet et être une énorme perte de temps. En limitant le nombre de questions que les membres reçoivent, cela vous aide à vous en tenir à l'essentiel et à obtenir les informations clés dont vous avez besoin pour vous lever.

Évitez les discussions parallèles qui peuvent perturber les conversations sur la même note. Les membres de l'équipe peuvent s'envoyer des messages ou démarrer des fils qui n'interfèrent pas avec le flux d'informations.

Des réunions plus longues peuvent ne pas être nécessaires en suivant le format stand-up. Cependant, vous pouvez améliorer la communication entre les équipes et vous assurer que tout le monde atteint les objectifs du projet.

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