10 erreurs courantes de conférence virtuelle à éviter selon le personnel distant de HubSpot

Publié par alexandre le 22 mars 2021

Organiser des réunions réussies et engageantes, que ce soit avec un seul client, une grande équipe interne ou des parties prenantes externes, est une forme d'art.

Il faut des compétences pour savoir simultanément attirer l'attention, informer, interagir et faire des impressions durables. Ce n'est pas vraiment facile.

Vos chances de tenir une réunion peuvent être beaucoup plus élevées lorsque votre session est en ligne. Étant donné que les réunions sont nouvelles dans le monde virtuel, il n'y a pas de feuille de route pour organiser des réunions réussies.

Cependant, les feuilles de route ne sont pas toujours la clé du succès. Parfois, la clé est d'apprendre des personnes qui ont de l'expérience dans l'organisation de réunions virtuelles et qui pensent ce qu'elles pensent être un succès. Dans cet article, nous discuterons de certaines des erreurs courantes de conférence virtuelle et obtiendrons des informations du HubSpotter expérimenté sur la façon de les éviter.

1. N'admettez pas vos erreurs.

Personne n'est parfait.

Beaucoup de gens le savent, mais un moment si commun dans les réunions virtuelles consiste à signaler une erreur et à agir comme si vous n'aviez pas commis d'erreur. Malheureusement, lorsque tout le monde regarde son écran, la plupart des gens remarquent des erreurs et les ignorent peut se sentir gêné.

Il est important de se rappeler qu'en ce moment, de plus en plus de mondes virtuels sont nouveaux pour tout le monde. Nous savons tous que l’adaptation à un nouveau processus peut être difficile et que des problèmes inattendus peuvent survenir.

Jon Dick, vice-président senior du marketing chez HubSpot, est d'accord, et son conseil est relativement simple: «'Si vous ne pouvez pas le cacher, utilisez la fonction!' Vos diapositives ne sont-elles pas partagées? Les enfants ont-ils sauté dans la pièce? Tu ne le mets pas en sourdine? Ne soyez pas stressé, riez, détendez-vous et admettez.

Extrait de devis "Comme le vieil adage,

2. Il n'y a pas de plans de sauvegarde pour la technologie défectueuse.

Un microphone ou PowerPoint qui ne fonctionne pas correctement n'interférera pas avec la réunion en face à face, mais il met effectivement fin à la réunion virtuelle. Compte tenu de cela Ashley RadLe responsable de l'équipe Diversité, inclusion et affiliation de HubSpot dit que c'est une erreur de ne pas avoir de plan de sauvegarde technique pour les réunions virtuelles.

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«Notre connexion Internet est toujours stable jusqu'à ce que vous en ayez besoin, donc si vous avez un plan de sauvegarde, vous pouvez exécuter des événements sans problème et réduire les inquiétudes concernant la connexion ou les interruptions de réunion», déclare Ladd.

Extrait de devis "Votre connexion Internet est toujours stable jusqu'à ce que vous en ayez besoin, donc avoir un plan de sauvegarde est garanti pour fonctionner parfaitement."

Elle dit que le plan B pourrait inclure quelque chose comme un co-hôte, un coéquipier ou un ami désigné que vous pouvez prendre en charge lorsque quelque chose ne va pas ou tout en résolvant un problème. Il est temps de le faire. Cela perturbe le déroulement de la réunion. »

3. Manque de discussion et de coopération.

L'un des aspects les plus importants des réunions est la collaboration et la discussion qui découlent de l'engagement du public. Les réunions virtuelles en particulier rendent cela plus difficile et sont souvent l'inverse.

Timbre BeccaSelon l'expert principal de HubSpot en matière d'apprentissage et de développement à l'échelle mondiale, une erreur courante n'est pas de créer un espace de conversation. Sa solution est de faire un effort particulier pour encourager cela: «Il est important de donner à chacun un espace pour réactiver le son et contribuer tout au long de la session. Les participants peuvent ajouter beaucoup de valeur par le biais de discussions et de chats. "

Extrait de devis "Il est important de donner à chacun un espace pour réactiver le son.  Les participants peuvent ajouter beaucoup de valeur par le biais de discussions et de chats."

Jill Noonan, L'instructeur senior de HubSpot, prenant cette astuce en quelques secondes, déclare: «Créez des interactions chaque fois que possible. Entendre l'story d'une personne, en personne ou virtuellement, sans interaction ni conversation peut être fatigant pour les auditeurs. Si vous faites une présentation dans un environnement virtuel et que quelqu'un pose une question, veuillez l'ouvrir pour une discussion de groupe. "

4. Laisser l'inclusivité et l'accessibilité sur le bord de la route.

Que vos réunions soient en personne ou virtuelles, il est important de les prioriser en gardant à l'esprit l'inclusion et l'accessibilité.

Choisissez d'utiliser Logiciel pour ajouter des légendes Pour l'enregistrement audio, rédigez un texte descriptif alternatif pour une image pour un lecteur d'écran et gardez à l'esprit les différentes expériences que les participants peuvent avoir.

Ben Pereira, Le responsable du programme de diversité, d'inclusion et d'affiliation de HubSpot dit qu'un moyen simple de montrer son intérêt pour DI&B est d'encourager les participants à saisir un pronom dans le nom de leur profil. Il dit: "J'ajoute un pronom au nom de Zoom dans la façon dont il est affiché pour l'inclusion lors des réunions virtuelles et j'encourage les membres de l'équipe à le faire également."

Fragment de citation de lecture "Ajoutez des pronoms à vos noms de zoom de la manière dont ils sont affichés pour les inclure lors des réunions virtuelles et encouragez les membres de l'équipe à le faire également."

5. Essayez le multitâche.

Participer à des réunions n'a jamais été aussi simple, et perdre sa concentration pendant les réunions n'a jamais été aussi facile.

Si vous utilisez un ordinateur personnel, il peut être particulièrement difficile de se concentrer car tout ce que vous appréciez est juste devant vous. Vérifier rapidement vos e-mails peut être distrayant pendant 10 minutes en raison d'une erreur qui vous éloigne du contenu de la réunion.

C'est pourquoi le multitâche lors d'une réunion est une erreur courante, ou du moins à essayer. Dick dit: «Le multitâche pendant une réunion est un moyen sûr de se sentir incomplet et mal informé à la fin de la journée.» Quelle est sa solution? Facile - "Désactivez les notifications et fermez les e-mails."

6. N'encouragez pas les orateurs et les animateurs.

Ne pensez pas que vous serez plus à l'aise lors d'une réunion virtuelle parce que quelqu'un n'est pas directement devant votre public. Voir un écran plein de visages peut toujours être aussi nerveux que de regarder une pièce pleine de monde.

Cependant, le soutien que les gens reçoivent des participants lors de réunions en face à face comme les applaudissements peut être encourageant et peut rendre l'hôte plus à l'aise. Malheureusement, ce support est souvent manqué dans les réunions virtuelles.

Même si vous n'applaudissez pas, Dick dit qu'il est toujours essentiel de vous encourager virtuellement car cela peut sembler étrange de présenter sans réaction humaine. Il a dit: «Acclamez les gens dans la fenêtre de discussion et encouragez-les lorsque vous présentez. C'est encourageant et cela aide les gens à avoir l'impression que vous écoutez. »

7. Ne laisse pas de place au réseautage.

Étant donné que les réunions virtuelles se déroulent sur des appareils numériques, les participants ne peuvent plus interagir avec leurs collègues lorsqu'ils ont terminé. Stamp dit qu'oublier le côté chat dans le couloir d'une réunion peut être préjudiciable. Parce que cette fois, cela donne souvent aux gens la possibilité de créer, de connecter et de déballer le réseau.

Elle dit à propos de l'intégration des employés de HubSpot: «J'ai trouvé très intéressant de passer 5 à 10 minutes supplémentaires sur Zoom à la fin de chaque session. Cela crée un environnement de couloir pour les sessions en face à face et ces conversations nous aident à construire plus de communautés entre les groupes. »

8. C'est impersonnel.

Lors d'une réunion virtuelle, vous pouvez ressentir la pression de vous exprimer de manière plus sophistiquée. Dans certains cas, comme lorsqu'un dirigeant d'entreprise parle à une équipe, cela a du sens, et l'expérience devrait être une expérience plus professionnelle et plus soignée.

Cependant, être trop sophistiqué peut parfois vous déshumaniser, affectant la relation entre vous et votre public.

L'environnement de réunion robotique peut être ennuyeux et distrayant, ce qui est le contraire de ce que vous voulez. Le conseil de Noonan est d'exprimer l'humanité à travers la personnalisation. «L'humanité est très importante», a-t-elle déclaré. Utiliser des exemples personnels ou savoir quand et où marquer les vulnérabilités renforce la confiance et montre que nous sommes tous dans la même position. "

Fragment de citation de lecture "Savoir quand et où utiliser des exemples privés ou quand marquer des vulnérabilités renforce la confiance et montre que nous sommes tous sur la même longueur d'onde."

9. N'utilisez pas le bouton de mise en sourdine.

Personne ne veut laisser accidentellement le microphone allumé, vous pouvez donc entendre tout le monde crier après votre colocataire ou demander à votre animal de cesser de faire du bruit. Ce n'est pas un énorme faux, mais il existe un moyen facile d'éviter l'erreur à court terme, mais trop courante, de ne pas utiliser le bouton de sourdine pour tout ce qui en vaut la peine.

«Muet quand vous ne parlez pas», dit Perreira. Muet / réactiver peut également servir de signe que vous êtes prêt à contribuer et à servir. [sic] C'est un excellent moyen de donner aux membres de votre groupe l'occasion d'entendre leurs opinions des personnes à qui ils veulent parler. »

10. Pas de plaisir.

L'hébergement peut être stressant, mais Ladd et Stamp disent que s'amuser est essentiel.

Ladd se souvient avoir vérifié dans la communauté BLACKhub où les participants ont joué au jeu This or That. «Nous avons créé l'édition du Mois de l'story des Noirs, de sorte que notre jeu présentait des leaders noirs du sport, du cinéma et de l'entrepreneuriat», a-t-elle déclaré. Il y avait environ 8 diapositives différentes et c'était un moyen amusant, rapide et facile pour tout le monde d'interagir et de s'engager. "

Stamp fait de la place pour ces moments, même pendant les réunions d'intégration: «Réservez vos options de café, de déjeuner ou de rencontre de l'après-midi pour que les participants puissent communiquer. Cela donne aux nouveaux employés un espace pour se connaître de manière authentique et personnelle. »

Les réunions virtuelles peuvent toujours être réussies, engageantes et satisfaisantes.

Il y a quelques erreurs sur cette liste, mais c'est exactement cela. Ils ne sont pas la fin du monde et personne ne vous punira pour eux.

En tenant compte des conseils d'un HubSpotter expérimenté, vous pouvez organiser une réunion virtuelle engageante qui est aussi influente que vous pouvez rencontrer en personne.

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